עשרה רישיונות שנתרמים בחינם, שתי חבילות שקל להתבלבל ביניהן, ומה באמת קורה לתקציב כשהעמותה גדלה. מדריך בעברית, בלי מונחים שצריך לתרגם.
כמעט כל עמותה שמתחילה לחשוב על מערכת לניהול תורמים, מתנדבים ומשתתפי תוכניות נתקלת מוקדם מאוד בשם Salesforce, ומיד אחריו במשפט "יש להם עשרה רישיונות בחינם לעמותות". שני הדברים נכונים. הבעיה היא שבין המשפט הזה לבין מערכת שבאמת עובדת יש כמה החלטות שקל מאוד לטעות בהן, וטעות בשלב הזה עולה אחר כך הרבה יותר מכסף.
המדריך הזה עובר על מה שבאמת מקבלים, מה ההבדל בין המוצרים שמציעים לכם, כמה זה עולה כשעוברים את עשרת המשתמשים הראשונים, ומה העלות שאף אחד לא מזכיר בדף התמחור.
במהות, Salesforce היא מערכת שמרכזת במקום אחד את כל מי שהארגון שלכם נמצא איתו בקשר, ואת כל מה שקרה עם כל אחד מהם. בעולם העסקי קוראים לזה CRM, ניהול קשרי לקוחות. בעמותה זה נשמע אחרת: תורמים, מתנדבים, מוטבים, משתתפים בתוכניות, קרנות ואנשי קשר בעיריות.
הסיבה שדווקא עמותות מגיעות לשם היא פשוטה. עמותה ממוצעת מנהלת את המידע הזה בין ארבעה לשישה מקומות שונים: קובץ אקסל של תורמים אצל מנהלת הפיתוח, רשימת מתנדבים בגוגל שיטס, נתוני משתתפים אצל רכזת התוכנית, וקבלות במערכת נפרדת. כל דוח לקרן הופך לפרויקט של שבוע.
קרן מבקשת דוח על מספר המשתתפים הייחודיים בתוכנית בשנה החולפת, בפילוח לפי גיל ויישוב. אם הנתונים יושבים בשלושה קבצים שונים, מישהו הולך לשבת על זה יומיים ולהצליב ידנית. במערכת אחת מסודרת זה שאילתה של דקות.
זה הערך האמיתי, והוא לא קשור לטכנולוגיה מרשימה אלא לזה שהמידע מפסיק להיות מפוזר.
זה החלק שכולם שמעו עליו, ובצדק. Salesforce מפעילה תוכנית בשם Power of Us שבמסגרתה ארגונים ללא מטרות רווח שעומדים בקריטריונים מקבלים עשרה רישיונות מלאים בתרומה, ברמת Enterprise Edition, בלי תשלום שנתי. בנוסף לכך התוכנית כוללת הנחות על מוצרים נוספים, על הדרכות ועל כנסים.
עשרה רישיונות זה לא מעט. לרוב העמותות הקטנות והבינוניות בישראל זה מספיק בדיוק לצוות הליבה: מנכ"לית, מנהלת פיתוח משאבים, רכזי תוכניות, ואיש כספים. עמותה עם שמונה עובדים במשרה מלאה יכולה לעבוד שנים בלי לשלם על רישיון.
הרישיונות הם ברמת Enterprise, כלומר לא גרסה מקוצצת. זו אותה רמת מוצר שחברות מסחריות משלמות עליה, עם אותן יכולות התאמה ואוטומציה.
כאן מגיעה ההחלטה הראשונה שאנשים מפספסים. עשרת הרישיונות מגיעים באחת משתי חבילות, וצריך לבחור:
| החבילה | למי היא מתאימה |
|---|---|
| Agentforce Nonprofit השם החדש של Nonprofit Cloud |
עמותות שרוצות את המבנה הייעודי לעולם החברתי כבר מהיום הראשון: גיוס תרומות, ניהול תיקים ומקרים, מדידת תוצאות של תוכניות וניהול מתנדבים. |
| Sales and Service Cloud | ארגונים שהצורך שלהם דומה יותר לניהול קשרים ופניות רגיל, או כאלה שמעדיפים לבנות את המבנה מאפס לפי התהליכים שלהם. |
הבחירה הזאת משפיעה על הרבה מאוד עבודה בהמשך, כי היא קובעת את מבנה הנתונים שאיתו תעבדו. אפשר לשנות כיוון אחר כך, אבל זה כבר פרויקט מיגרציה ולא החלטה.
עמותה שעיקר עבודתה גיוס תרומות מיחידים, עם קמפיינים חוזרים והוראות קבע, תרוויח מהמבנה הייעודי. לעומתה, ארגון שמפעיל מוקד סיוע ומנהל בעיקר פניות ומעקב טיפול, ימצא את עצמו בבית דווקא בחבילה השנייה.
אם תחפשו חומרים באינטרנט תיתקלו כל הזמן בראשי התיבות NPSP, ובעיקר בתכנים ישנים. כדאי להבין מה זה, כי זה משפיע ישירות על מה שתקבלו.
NPSP הוא הפתרון הוותיק לעמותות. מבחינה טכנית הוא לא מוצר נפרד אלא חבילה של שישה רכיבי תוכנה שמותקנים מעל Sales Cloud רגיל. הוא שירת אלפי עמותות בעולם במשך שנים, ויש סביבו קהילה ענקית וכמות עצומה של חומרי לימוד.
Nonprofit Cloud, שנקרא היום Agentforce Nonprofit, הוא הדור החדש. הוא נבנה מלכתחילה כמוצר לעולם החברתי ולא כתוספת מעל מוצר מכירות.
פיתוח היכולות החדשות ב-NPSP הסתיים במרץ 2023, עם ההשקה של הדור החדש. המוצר לא נסגר והוא ממשיך לקבל תמיכה טכנית, אבל הוא נמצא במצב תחזוקה: לא נוספות אליו יכולות חדשות. עמותות שנרשמות היום דרך Power of Us לא מקבלות סביבת NPSP מוכנה מראש, אלא בוחרות באחת משתי החבילות שתיארנו בסעיף הקודם.
אם אתם קוראים מדריך או צופים בהדרכה שמסבירים לכם איך להגדיר NPSP, בדקו מתי הם נכתבו. הרבה מהתוכן המצוין שקיים ברשת מתאר עולם שכבר לא זה שתקבלו כשתירשמו היום.
עשרת הרישיונות חינם. המשתמש האחד עשר כבר עולה כסף, וזו נקודה שכדאי לתכנן אליה מראש ולא לגלות אותה כשמגייסים עובד.
אלה המחירים המופיעים בדף התמחור הרשמי של Salesforce לעמותות, למשתמש לחודש, בחיוב שנתי:
| המסלול | מחיר למשתמש לחודש | מה מייחד אותו |
|---|---|---|
| Nonprofit Cloud Enterprise | 60 דולר | הכלים המרכזיים: גיוס תרומות, ניהול מתנדבים ומדידת תוצאות תוכניות |
| Nonprofit Cloud Unlimited | 100 דולר | אחסון מורחב, יותר אוטומציה ותמיכה מורחבת |
| Agentforce 1 for Sales / for Service | 325 דולר | המסלולים הכוללים סוכני בינה מלאכותית וניתוח נתונים מתקדם |
עמותה עם ארבעה עשר עובדים שצריכים גישה למערכת תשלם על ארבעה רישיונות מעבר לעשרה שנתרמו. במסלול Enterprise זה בסביבות 240 דולר לחודש, כלומר קרוב לשלושת אלפים דולר בשנה. סכום שאפשר לתקצב, אבל רק אם יודעים עליו מראש.
ניהול מענקים הוא מוצר נפרד ולא חלק מהחבילה הבסיסית. Nonprofit Cloud for Grantmaking מתומחר בנפרד, בסביבות 175 דולר למשתמש לחודש במסלול Enterprise. אם הארגון שלכם מחלק מענקים ולא רק מגייס אותם, זה שינוי משמעותי בתקציב שכדאי לדעת עליו מראש.
לא כל מי שנוגע במידע חייב רישיון מלא. לפני שמוסיפים משתמשים, שווה לבדוק אילו אנשים באמת צריכים לעבוד בתוך המערכת ואילו מהם מספיק שיקבלו דוח או טופס. הבחנה כזאת יכולה לחסוך אלפי דולרים בשנה.
זה החלק הכי חשוב במדריך הזה, וגם זה שהכי פחות מדברים עליו. הרישיון הוא לא המערכת. רישיון הוא מפתח לדירה ריקה.
בין הרגע שמקבלים גישה לבין הרגע שהעמותה באמת עובדת עם המערכת, יש עבודה אמיתית:
אפשר לעשות חלק מזה לבד, במיוחד אם יש בארגון מישהו סקרן וטכני. אבל כדאי להיכנס לזה בעיניים פקוחות: החלק החינמי הוא הרישיון, לא הפרויקט.
תהליך ההגשה עצמו לא מסובך. רוב העיכובים נובעים לא מהטופס אלא מזה שהמסמכים לא היו מוכנים כשהתחילו למלא אותו.
Salesforce מפרסמת את תנאי הזכאות לתוכנית, והם זמינים בכמה שפות. שווה לקרוא אותם לפני שמשקיעים זמן בשאר התהליך.
נדרשים מספר מזהה של הארגון ומסמכים משפטיים שמעידים על מעמדו כארגון ללא מטרות רווח. הקריטריונים הרשמיים מנוסחים במונחים אמריקאיים, ולכן ארגונים ישראליים צריכים לוודא מול הפורטל אילו מסמכים מתקבלים במקרה שלהם. בפועל מדובר במסמכי הרישום של העמותה.
נכנסים לפורטל של התוכנית ומגישים את הבקשה יחד עם המסמכים.
לפי Salesforce, עיבוד הבקשה לוקח עד שלושה ימים.
אחרי האישור חוזרים לפורטל ובוחרים את המוצר. זו הבחירה שתיארנו בסעיף 3, וכדאי להגיע אליה אחרי שחשבתם עליה ולא באותו הרגע.
הקצו לזה שעה שקטה ביומן, עם כל המסמכים פתוחים מראש. טפסי רישום מהסוג הזה לא תמיד שומרים טיוטה באמצע, ואין דבר מתסכל יותר מלהתחיל מחדש בגלל קובץ שלא היה בהישג יד.
Salesforce היא מערכת חזקה מאוד, וזה גם החיסרון שלה. היא גמישה כמעט בלי גבול, מה שאומר שהיא גם לא עושה כמעט כלום מעצמה עד שמישהו מחליט איך היא צריכה לעבוד.
אין בושה בתשובה השנייה. עמותה שנכנסת ל-Salesforce בלי מי שיחזיק את זה מגיעה תוך שנה למצב הגרוע משניהם: מערכת יקרה בזמן, שכולם חזרו מסביבה לאקסל.
אלה מנויים שנתרמים, ולא הנחת היכרות שנגמרת אחרי שנה. הם כפופים לתנאי התוכנית ולהסכמי השימוש של Salesforce. תנאים כאלה משתנים מדי פעם, ולכן אם אתם בונים תקציב לטווח של כמה שנים שווה לאשר את הפרטים מול Salesforce ולא להסתמך על מה שכתוב במדריכים ברשת.
שאלה הוגנת, ובעיקר כשמדובר בכסף של תורמים. הנתונים עצמם שלכם ואפשר לייצא אותם החוצה, ויש לכך כלים מובנים במערכת. מה שלא עובר איתכם זה כל מה שנבנה מסביב לנתונים: המסכים, האוטומציות, הדוחות וההתאמות. אלה ייבנו מחדש בכל מערכת אחרת.
המסקנה המעשית היא לא להימנע מהחלטה, אלא לוודא שמישהו בארגון יודע איפה הנתונים יושבים ואיך מוציאים אותם, ולא להישאר תלויים באדם יחיד או בגורם חיצוני בנקודה הזאת.
אין מספר אחד, אבל יש שלושה דברים שקובעים אותו כמעט לגמרי: כמה מסודרים הנתונים הקיימים שלכם, כמה תהליכים שונים צריך לתמוך בהם, וכמה זמין האדם מהארגון שילווה את הפרויקט. עמותה עם קובץ תורמים אחד ומסודר ותהליך גיוס יחיד תסיים מהר. עמותה עם חמש תוכניות, שלושה מקורות מידע וכל אחד עובד אחרת, תיקח זמן. הגורם שהכי מאט פרויקטים הוא דווקא האחרון: זמינות של בעל הבית מצד הארגון.
אפשר, ויש עמותות שעשו את זה יפה. Salesforce מציעה מסלולי לימוד חינמיים ונרחבים, והקהילה גדולה. זה עובד כשיש בארגון מישהו טכני, סקרן, ובעיקר עם זמן פנוי אמיתי לאורך חודשים. זה פחות עובד כשהאדם הזה הוא גם מנהלת הפיתוח וגם רכזת המתנדבים. השאלה הנכונה היא לא אם אפשר, אלא מה עלות הזמן של מי שיעשה את זה.
הם עוברים פנימה, אבל לא כמו שהם. השלב הזה כמעט תמיד חושף דברים שלא ידעתם: אותו תורם מופיע בשלוש גרסאות שם, תאריכים בפורמטים שונים, שדות שמישהו התחיל למלא ב-2019 והפסיק. זה לא סימן שעשיתם משהו לא בסדר, זה פשוט מה שקורה לקבצים לאורך שנים. שווה להקצות לניקוי הנתונים זמן אמיתי בתכנון, ולא להניח שזו העברה טכנית של יום.
אם הגעתם עד לכאן וזה נשמע רלוונטי, אלה שלושת הצעדים ההגיוניים הבאים:
אני מלווה ארגונים ועמותות באפיון ובהטמעה של Salesforce, כולל בניית התהליכים, העברת הנתונים והדרכת המשתמשים בפועל. אפשר גם להתחיל בקטן, משיחת בדיקה שכל מטרתה להבין אם Salesforce בכלל הפתרון הנכון עבורכם, ולפעמים התשובה היא שלא.
הנתונים במדריך נכונים למועד הכתיבה ומבוססים על המידע הרשמי של Salesforce. תנאי הזכאות, שמות המוצרים והמחירים משתנים מעת לעת, ומחירים מפורסמים בדולרים.
לפני קבלת החלטה כדאי לאמת את הפרטים בדף הרשמי או להתייעץ.
